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YSoft SafeQ è una suite di soluzioni modulari di livello internazionale per la gestione dei processi di stampa aziendali che consente alle organizzazioni di controllare l'ambiente di stampa, ridurre i costi, migliorare la sicurezza e la conformità dei documenti, migliorare la produttività e ridurre al minimo l'impatto ambientale dei processi di stampa.

Indipendentemente dal settore a cui la vostra azienda appartiene (grandi banche, compagnie di assicurazioni, università, piccole aziende indipendenti oppure organizzazioni senza scopo di lucro o governative), YSoft SafeQ è in grado di offrire l'accesso e il controllo completo dell'ambiente di stampa in base alla politica aziendale. I vostri uffici amministrativi potranno così operare in modo più rapido ed efficiente.

Funzioni principali

  • Print Roaming: consente di semplificare i processi di stampa in qualsiasi momento ovunque ci si trovi. Potrete accedere in modo sicuro e protetto ai vostri processi di stampa indipendentemente dall'edificio, dal campus, dalla città o dal continente in cui vi state recando.
  • Stampa basata su regole: consente di impostare i criteri di stampa dell'organizzazione in base all'accessibilità degli utenti e alla politica aziendale relativa alla stampa.
  • Autenticazione: consente di promuovere l'accesso sicuro alle stampanti e alle fotocopiatrici. Solo gli utenti che eseguono l'autenticazione potranno accedere a tali dispositivi.
  • Creazione di report: consente di generare report consolidati e dettagliati in base agli utenti, ai reparti e/o ai dispositivi per determinare l'allocazione dei costi, i consumi, l'utilizzo e l'efficienza dell'ambiente di stampa. Report predefiniti o personalizzati risultano facilmente accessibili e visualizzabili tramite il Web o un foglio di Microsoft Excel.
  • Stampa da dispositivi mobili: consente di stampare in modo semplice e protetto tramite Web da qualsiasi dispositivo (smartphone/iPad/laptop) senza installare software aggiuntivo e driver di stampa.
  • Gestione delle scansioni: tramite un semplice clic, consente di eseguire e inviare una scansione a una cartella predefinita o un indirizzo e-mail. I flussi di lavoro di scansione possono essere personalizzati e integrati in modo semplice con i processi aziendali esistenti.
  • Credito e fatturazione: è un servizio self-service utilizzato nei centri didattici e nelle copisterie che consente di pagare in base alla singola stampa (pay per print). Questa funzionalità consente di allocare i costi a clienti o progetti specifici per il monitoraggio e l'addebito.
  • Servizi professionali: assicurano la progettazione, la consegna e l'utilizzo ottimali della suite di soluzioni YSoft SafeQ tramite il sistema standardizzato GOE (Global Operational Excellence).
  • Abbonamenti software: consentono di accedere alla soluzione YSoft SafeQ con un investimento iniziale minimo pagando solo per il numero di dispositivi che vengono effettivamente utilizzati.

Poiché la maggior parte delle organizzazioni non sa a quanto ammontano i costi relativi alla stampa, né come vengono utilizzate le stampanti, risulta molto difficile ottimizzare l'ambiente di stampa e identificare opportunità per ridurre i costi e aumentare la produttività rispettando i criteri di sicurezza.

YSoft SafeQ offre soluzioni collaudate per monitorare e gestire l'intero ambiente di stampa riducendo i costi, aumentando l'efficienza del flusso di lavoro, nonché proteggendo i dati e l'ambiente.

Obiettivi chiave

  • Costi di stampa sconosciuti. La mancanza di un monitoraggio completo e di un sistema di creazione report centralizzato rende difficile ottimizzare l'ambiente di stampa e identificare le aree in cui si verificano gli sprechi.
  • Flussi di lavoro non efficienti. Gli utenti devono eseguire attività extra che determinano la perdita di tempo e influiscono negativamente sulla produttività.
  • Produttività ridotta. Il fatto che gli utenti non possano eseguire le stampe nel dispositivo più comodo dell'organizzazione oppure inviare processi di stampa in remoto o quando sono in viaggio, contribuisce a ridurre la produttività.
  • Costi non recuperati. L'allocazione incompleta dei processi di stampa ai clienti e ai reparti determina la presenza di costi fatturabili che non vengono recuperati.
  • Rischi per la sicurezza. I dati riservati possono risultare accessibili per le persone non autorizzate. Ciò determina violazioni dei criteri di conformità.
  • Danni ambientali. La carta, i generi di consumo e l'energia sprecata determinano costi inutili e compromettono le responsabilità sociali dell'organizzazione nei confronti dell'ambiente.
  • Amministrazione dispendiosa in termini di tempo. La distribuzione e la gestione dei vari aspetti legati all'ambiente di stampa, inclusi i diritti e i ruoli di accesso utente, risultano difficili, inefficienti e dispendiose in termini di tempo.

La soluzione di YSoft SafeQ per la gestione dell'ambiente di stampa delle organizzazioni si integra perfettamente con le stampanti Xerox e consente di sfruttarne i vantaggi per rendere l'intero ambiente di stampa più intelligente, controllato, sicuro, produttivo e redditizio.

  • Monitoraggio dettagliato che riduce i costi di stampa: la disponibilità di report completi e centralizzati relativi a tutti i processi di stampa, scansione e copia consente di controllare i costi.
  • Flussi di lavoro semplificati: consentono agli utenti di eseguire stampe, copie e scansioni mediante semplici menu touchscreen su qualsiasi stampante dell'organizzazione.
  • Produttività maggiore: gli utenti possono utilizzare la stampante più comoda dell'organizzazione e inviare processi di stampa in remoto tramite la funzionalità di stampa da dispositivi mobili.
  • Contabilità multilivello: i processi possono essere allocati a diversi clienti o reparti per migliorare l'accuratezza della fatturazione e della determinazione delle spese.
  • Autenticazione degli utenti e stampa sicura: possibilità di proteggere i dati sensibili assicurando il rispetto dei requisiti normativi.
  • Vantaggi per l'ambiente: l'utilizzo ridotto di carta e toner e la possibilità di monitorare l'uso delle risorse naturali determinano vantaggi ambientali.
  • Amministrazione semplice: grazie alla gestione centralizzata dell'intero ambiente di stampa, dalla distribuzione all'impostazione delle regole, dei ruoli e dei diritti.