Domande frequenti

Il noleggio/locazione operativa di stampanti per ufficio è una formula contrattuale che consente ad un’azienda di utilizzare dispositivi di stampa professionali senza doverli acquistare.

La soluzione si articola solitamente su due accordi paralleli ma integrati:

1. Contratto di Locazione Operativa (hardware): stipulato con una società finanziaria/locatrice, garantisce l’uso della stampante a fronte di un canone periodico d’uso, evitando l’acquisto del cespite.
2. Contratto di Assistenza e Manutenzione (servizio costo-copia): stipulato obbligatoriamente con il fornitore tecnico, garantisce la corretta manutenzione del bene locato. Questo contratto copre la fornitura automatizzata di toner/inchiostro e consumabili, le riparazioni, i ricambi e il supporto sul campo.

Il rivenditore opera da interlocutore unico e, frequentemente, unifica i corrispettivi in un’unica rata mensile o trimestrale (canone d’uso + quota costo-copia/assistenza).

Vantaggi finanziari e fiscali

• Nessun investimento iniziale (CapEx).
• Deducibilità fiscale del 100% dei canoni (sia di locazione che di assistenza) ai fini IRES e IRAP.
• Il bene non è iscritto tra le immobilizzazioni di bilancio, salvaguardando gli indici di indebitamento.

Vantaggi operativi

• Garanzia di continuità operativa grazie alla copertura manutentiva prevista nel contratto.
• Rifornimento automatico di inchiostro e pezzi di ricambio integrati nei costi operativi.

Flessibilità e tecnologia aggiornata

• Eliminazione del rischio di obsolescenza: a fine contratto la stampante viene restituita o sostituita con modelli più recenti ed efficienti.
• Durante il contratto, se cambiano le esigenze del cliente, è possibile sostituire il prodotto con uno diverso, chiudendo il vecchio contratto ed aprendone uno nuovo con il nuovo asset rispondente alle mutate esigenze.

Il contratto di assistenza per le stampanti, obbligatorio, garantisce la perfetta funzionalità della macchina e la copertura di tutti i consumi legati alla stampa, con fatturazione calcolata sul volume effettivo delle pagine stampate.

• Materiali di consumo: tutti i materiali di consumo, che per le stampanti Epson sono inchiostro (nero e colore) e vaschette di recupero inchiostro (kit manutenzione).
• Manutenzione ordinaria e straordinaria: interventi correttivi in caso di guasto.
• Parti di ricambio e manodopera: sostituzione di tutte le componenti usurate o difettose e tempi d’uscita del tecnico qualificati.
• Sistemi di monitoraggio da remoto: software per la lettura automatica dei contatori delle pagine e la spedizione proattiva dell’inchiostro e del kit di manutenzione prima dell’esaurimento.
• Aggiornamenti firmware e driver: ottimizzazione del software di bordo e dei driver di stampa (previa verifica di compatibilità con il sistema operativo del cliente).
• Supporto e assistenza remota: helpdesk telefonico o tramite connessione remota per la risoluzione rapida di anomalie di configurazione.
• Assicurazione sul bene: i beni oggetto del noleggio sono coperti da furto, incendio ed eventi naturali, danni elettrici o elettronici, danni accidentali (non atti dolosi).

Per un uso professionale quasi sempre conviene il noleggio: la tecnologia invecchia in fretta, un guasto fuori garanzia costa caro e i consumabili acquistati a listino incidono più di quanto sembri. Con il noleggio hai un costo mensile certo, assistenza inclusa e la possibilità di aggiornare il dispositivo.

Se preferisci comunque l’acquisto, parliamone: valutiamo insieme il caso specifico.

Sì. Prima di proporti qualsiasi prodotto vogliamo capire come lavori: quante persone stampano, quali documenti, in che volumi, con quali software. Solo dopo ti proponiamo una soluzione, spiegandoti perché è quella giusta. È l’approccio che ci distingue da chi “piazza il prodotto” — ed è il motivo per cui siamo sul mercato da oltre quarant’anni.

In qualsiasi contratto di noleggio vi sono comunque voci che lo stesso esclude:

• La carta e i supporti di stampa: carta comune, risme speciali, etichette, buste e carta fotografica (se non espressamente specificato, ma è raro).
• Punti metallici (graffette) per i moduli di finitura e fascicolazione (se non espressamente specificato, ma è raro).
• Spostamenti della macchina: rilocalizzazione fisica della stampante in una nuova sede o piano diverso, non autorizzata o non eseguita dal personale tecnico (il servizio può essere richiesto, ma a pagamento).
• La reinstallazione della stampante su un PC nuovo, riparato o formattato è di norma esclusa dal servizio, salvo diversi accordi contrattuali o eccezioni valutate caso per caso.

Sì, è possibile risolvere anticipatamente un contratto di noleggio, ma poiché si tratta di un impegno finanziario a durata determinata, lo scioglimento anticipato comporta quasi sempre dei costi o precise condizioni operative a seconda della causa di risoluzione.

1. Risoluzione tramite permuta / sostituzione tecnologica (la via più usata)
Se l’esigenza di chiudere il contratto nasce dal voler cambiare stampante (perché obsoleta o inadeguata ai nuovi volumi di lavoro), il fornitore estingue il vecchio contratto di noleggio facendosi carico del debito residuo (riscatto o rate rimanenti) e lo ingloba in quota parte nel nuovo contratto di noleggio della nuova macchina. L’azienda non deve versare una somma unica immediata e aggiorna subito il parco macchine. Normalmente il nuovo canone è uguale o più basso di quello iniziale, a meno che la nuova soluzione non sia oggettivamente più costosa di quella iniziale o preveda più servizi e/o prodotti di prima.

2. Recesso anticipato diretto (chiusura senza sostituzione)
Se l’azienda desidera restituire la stampante e chiudere il rapporto (ad esempio per ridimensionamento o cessazione dell’attività), la società locatrice applicherà le penali previste. Di norma, ciò comporta il saldo dei canoni residui fino alla scadenza del contratto, oltre alle spese di restituzione del bene.

Sì, un contratto di noleggio operativo può essere volturato, ma l’operazione non è automatica e richiede l’approvazione formale della società finanziaria (locatrice).

In termini tecnici e contrattuali, la voltura prende il nome di subentro o cessione del contratto di locazione.

Come funziona il processo di voltura

1. Richiesta formale e istruttoria del subentrante: il nuovo cliente (subentrante) deve presentare la stessa documentazione richiesta per un nuovo noleggio (visura camerale, documenti del legale rappresentante, IBAN per l’addebito SEPA).
2. Valutazione del credito: la società finanziaria effettua un’analisi sul nuovo soggetto. Se l’esito è positivo, la pratica viene approvata.
3. Firma dell’atto di subentro: viene sottoscritto un accordo tripartito tra il vecchio cliente (cedente), il nuovo cliente (subentrante) e la finanziaria/dealer. Il nuovo cliente subentra a tutti gli effetti nelle condizioni, nelle rate e nei servizi residui.

Casi tipici in cui si richiede la voltura

• Cessione o affitto d’azienda / ramo d’azienda: il nuovo proprietario prende in carico le attrezzature da ufficio esistenti.
• Trasformazione societaria: passaggio da ditta individuale a S.r.l. o cambio di ragione sociale con nuovo codice fiscale/Partita IVA.
• Cessione ad altre aziende del gruppo: spostamento della macchina da una società madre a una controllata.

Aspetti economici e pratici da considerare

• Spese di gestione/istruttoria: le finanziarie applicano solitamente una spesa una tantum per la gestione amministrativa della voltura (gli importi variano a seconda della società di locazione), addebitata al cliente subentrante o al cedente.
• Responsabilità pregressa: il cedente rimane responsabile di tutti i canoni e dei conguagli copie maturati fino alla data ufficiale del subentro.

Nei contratti di noleggio e assistenza per stampanti aziendali, i termini di pagamento sono altamente standardizzati per garantire la regolarità degli incassi sia per la società finanziaria che per il concessionario tecnico.

• Periodicità del canone: il canone di locazione e la quota di assistenza vengono fatturati solitamente su base trimestrale anticipata (opzione più diffusa nei contratti B2B) oppure mensile anticipata.
• Fatturazione dei consumi (costo-copia): la quota fissa (hardware + eventuale pacchetto pagine incluse) si paga in anticipo. Le eventuali pagine eccedenti (stampate oltre la soglia inclusa) vengono calcolate a consuntivo e fatturate in via posticipata (mensilmente, trimestralmente o annualmente) in base alle letture automatiche dei contatori.

Il pagamento normalmente è a vista, oppure può essere concessa una dilazione di 30 giorni.

• Addebito diretto SEPA (ex RID): è la modalità richiesta da quasi tutte le società finanziarie e rivenditori. L’addebito automatico sul conto corrente aziendale garantisce la puntualità dei canoni d’uso.
• Bonifico bancario: ammesso solo in casi particolari o per la fatturazione dei consumi a conguaglio, ma spesso soggetto ad addebiti aggiuntivi per la gestione dell’incasso (spese di incasso fattura).

1. Società di capitali (S.r.l., S.r.l.s., S.p.A.)

• Visura camerale aggiornata (non antecedente a 3-6 mesi).
• Documento di identità (carta d’identità o passaporto) in corso di validità del legale rappresentante.
• Codice fiscale / tessera sanitaria del legale rappresentante.
• Coordinate bancarie (IBAN) per il RID/addebito diretto SEPA (spesso tramite un modulo di autorizzazione B2B o copia del documento/estratto conto bancario che certifichi l’intestazione del conto).

2. Società di persone (S.n.c., S.a.s.) e ditte individuali

• Visura camerale aggiornata (non antecedente a 3-6 mesi).
• Documento di identità e codice fiscale del titolare, dei soci amministratori o del legale rappresentante.
• Coordinate bancarie (IBAN) aziendali/professionali per l’addebito SEPA.

3. Liberi professionisti (iscritti ad albi o gestione separata)

• Certificato di attribuzione Partita IVA rilasciato dall’Agenzia delle Entrate.
• Documento di identità e codice fiscale del professionista.
• Tesserino di iscrizione all’albo (ove applicabile/richiesto).
• Coordinate bancarie (IBAN) per l’addebito SEPA dei canoni.

4. Enti del Terzo Settore (associazioni, ONLUS, fondazioni)

• Atto costitutivo e statuto registrati.
• Certificato di attribuzione del codice fiscale / Partita IVA.
• Documento di identità e codice fiscale del presidente / legale rappresentante.
• Verbale di nomina del legale rappresentante in carica (se non specificato nell’atto costitutivo).
• Coordinate bancarie (IBAN).

La durata standard di un contratto di noleggio/locazione operativa per stampanti da ufficio varia da 24 a 60 mesi (da 2 a 5 anni). Esistono anche altre durate, ma usate più raramente (12/63/66/72 mesi).

Ecco come si suddividono le tipologie più diffuse:

• 36 o 48 mesi (3 o 4 anni): rappresentano il perfetto equilibrio tra la sostenibilità del canone mensile e l’efficienza della macchina, consentendo di rinnovare il parco macchine prima che i dispositivi subiscano un’eccessiva obsolescenza o usura meccanica.
• 60 mesi (5 anni), il più utilizzato: scelto da chi desidera ridurre al minimo il canone periodico, spalmando il valore dell’hardware sul periodo massimo consentito per questo tipo di beni strumentali.
• 24 mesi (2 anni): utilizzato da aziende con esigenze temporanee, cantieri a termine o progetti specifici; comporta tuttavia canoni mensili più elevati.

La durata si definisce insieme durante la nostra consulenza, in base alle esigenze dell’ufficio e al tipo di dispositivo: te lo spieghiamo con chiarezza prima della firma, senza clausole a sorpresa.

Chiami il nostro numero (06 4513410), scrivi una mail ad assistenza@alphacopy.it, oppure invii un messaggio WhatsApp al numero +39 375 548 6368 ed apri una richiesta di assistenza. Sarà sufficiente fornire il nome della ragione sociale e, se si dispone di più stampanti, il numero di serie della stampante che presenta il problema, oltre ovviamente al tipo di problema: il nostro staff tecnico interverrà da remoto o on-site a seconda del caso.

Con i contratti “Tutto Incluso” gli interventi, la manodopera e le parti di ricambio sono già compresi nel canone.

Sì, nei contratti di noleggio “Tutto Incluso” i materiali di consumo sono compresi. Grazie al monitoraggio del dispositivo sappiamo quando l’inchiostro sta per esaurirsi e lo spediremo prima che sia finito (la spedizione avviene al raggiungimento del 10%, che spesso corrisponde a più di 2 settimane di autonomia).

A seconda dei casi il materiale potrebbe essere spedito con corriere espresso oppure consegnato da un nostro tecnico; in entrambi i casi non dovrai pagare nulla.

Abbiamo scelto di commercializzare le stampanti Epson Business Inkjet con tecnologia Heat-Free perché condividiamo l’impegno del brand verso la sostenibilità, garantendo al contempo elevate prestazioni. Grazie all’assenza di calore, questi dispositivi non richiedono riscaldamento: la prima pagina viene stampata all’istante, i consumi energetici si riducono fino all’80% e la minore usura dei componenti minimizza i fermi macchina, aumentando la produttività aziendale.

Di norma no. Per garantire la qualità che promettiamo assistiamo i dispositivi che forniamo noi, di cui conosciamo la storia e la manutenzione. Se il tuo parco stampanti è datato o problematico, la strada migliore è una consulenza: valutiamo insieme come rinnovarlo con una formula di noleggio.

Sì. Accompagniamo aziende, professionisti, attività commerciali e istituzioni, comprese scuole e PA, nella modernizzazione dei processi di stampa e gestione documentale. Siamo ovviamente presenti anche sul MEPA per RDO o RDA da catalogo.

La nostra sede legale, come anche quella operativa, si trova a Roma, in Via Filippo Fiorentini 100 (zona Tiburtina). Presso i nostri uffici troverete anche lo showroom con tutte le soluzioni di stampa Epson da vedere e provare.

La nostra attività si svolge principalmente a Roma e provincia, soprattutto per quanto riguarda l’assistenza tecnica diretta con i nostri tecnici qualificati; ma vendiamo in tutta Italia ed anche all’estero (abbiamo clienti in Francia ed Inghilterra), sempre con contratti di noleggio tutto incluso.

L’assistenza tecnica fuori zona è garantita da Epson stessa, con cui abbiamo una partnership operativa per l’invio di tecnici, parti e materiali di consumo (come se fossimo noi). Il cliente chiama sempre noi, e sarà nostra cura inviare il tecnico Epson sul posto.

Sì. Oltre alle stampanti proponiamo a noleggio computer (notebook, All-In-One, desktop, workstation, server) a marchio ALTRO, NAS della QNAP e tutti i dispositivi Mobile Samsung, sempre con la formula “Tutto Incluso”.

Dipende dal dispositivo, dai volumi di stampa e dai servizi inclusi: per questo non pubblichiamo listini. Compila il form di contatto o chiamaci: dopo una breve analisi ti prepariamo un preventivo su misura, gratuito e senza impegno.

Consegniamo e installiamo noi il dispositivo nel tuo ufficio: configurazione in rete, driver sulle postazioni, scansione verso email o cartelle condivise, e una prima formazione al personale. La macchina è pronta all’uso dal primo giorno.

Chiama il nostro numero (06 4513410), scrivi una mail ad assistenza@alphacopy.it, oppure invia un messaggio WhatsApp al numero +39 375 548 6368. Sarà sufficiente fornire il nome della ragione sociale (in caso di più stampanti, il modello e/o il numero di serie di quella con il problema) ed il problema lamentato.

Lo staff tecnico analizzerà la chiamata ed effettuerà un intervento, da remoto oppure on-site, entro 8 ore lavorative dalla chiamata.

Dopo aver aperto la chiamata di supporto, un tecnico vi contatterà per farvi scaricare il software di assistenza remota (LiveLet) direttamente dalla pagina del Supporto; il software, disponibile sia per PC Windows che per computer Mac, non necessita di installazione e dovrà semplicemente essere avviato (con i recenti aggiornamenti di sicurezza dei sistemi operativi è possibile che venga richiesta all’utente una serie di permessi da autorizzare).

Il tecnico comunicherà un codice di sessione che dovrete inserire nella finestra di richiesta del programma per autorizzare la connessione, premendo poi il tasto “Connetti”. Il tecnico vedrà il tuo schermo e potrà intervenire direttamente, riducendo i tempi di risoluzione. La connessione è attiva solo durante la sessione e non potrà mai essere attivata senza la tua autorizzazione.

Chiama il nostro numero (06 4513410), scrivi una mail ad assistenza@alphacopy.it, oppure invia un messaggio WhatsApp al numero +39 375 548 6368. Tieni a portata di mano il numero di serie della stampante ed i suoi contatori di fatturazione, bianco e nero e colore (se la macchina è a colori); questi sono sempre disponibili sul dispositivo, ma la posizione potrebbe cambiare a seconda del modello. Se non sai come prendere i contatori di fatturazione per la tua stampante, prova a consultare la guida che abbiamo pubblicato.

Se hai attivo il sistema di monitoraggio MPS, oppure ERS (Epson Remote Service), non servirà nemmeno chiamare: vediamo noi quando il materiale sta per esaurirsi e lo invieremo prima che ciò accada. Se ancora non hai attivo il sistema di monitoraggio, contattaci immediatamente per poterlo avere e rendere la gestione dei tuoi dispositivi di stampa ancora più facile.

È il portale con cui i clienti con contratto di noleggio “tutto incluso” monitorano il proprio parco stampanti: contatori di fatturazione, andamento dei consumi e stato dei materiali di ogni dispositivo, in tempo reale. L’accesso si richiede dalla pagina Supporto.

Sulle multifunzione Epson, dal pannello touch, apri Impostazioni → Conteggio Stampe → Stampa Foglio, oppure fai una foto dei contatori e comunicaceli (telefonicamente, tramite mail o WhatsApp). Se hai una stampante non Epson prova a consultare la nostra guida oppure contattaci.

Se hai l’accesso MPS Monitor, i contatori sono già nel portale. In caso di dubbi chiamaci: ti guidiamo al telefono in un minuto.

• Segui il display: la macchina mostra il punto esatto del blocco e i passaggi da eseguire. Apri gli sportelli nell’ordine indicato.
• Rimuovi il foglio: estrailo delicatamente con entrambe le mani e richiudi gli sportelli nella sequenza mostrata.
• Controlla i cassetti: spesso non si tratta di un guasto, ma di un errore nelle impostazioni. Verifica che le guide fisiche e la grammatura nei cassetti corrispondano al formato di carta caricato (es. A4, A3).
• Evita forzature: se l’errore persiste o hai dubbi, non forzare la macchina e contatta il nostro supporto tecnico.

Diagnosi rapida: se nessuno riesce a stampare

• Controlla il display della stampante: se c’è un codice di errore o un blocco visibile, segnalalo all’assistenza.
• Se non ci sono errori visibili: il problema è quasi certamente di rete (cavi staccati/danneggiati, switch o router spenti, conflitti IP). In questo caso, consulta il tuo riferimento IT.

Nota: offriamo anche servizi di noleggio computer e assistenza IT aziendale con supporto di rete, senza limiti di chiamate e/o tempo.

Se il problema riguarda solo il tuo computer, controlla nell’ordine:

1. Driver: verifica che i driver siano installati (specie se il PC è stato ripristinato di recente).
2. Programma in uso: prova a stampare da un’altra applicazione. Se il blocco riguarda un solo programma, riavvia il PC o contatta il supporto del software.
3. Formato o tipo di carta: assicurati che il lavoro non sia in attesa perché la stampante richiede una carta non presente nei cassetti (es. un formato o una grammatura diversa).
4. Connessione Wi-Fi: verifica che il PC sia collegato alla rete Wi-Fi aziendale e non a una rete ospiti/hotspot disgiunta dalla LAN della stampante.

Se dopo questi controlli la stampa non parte, apri una chiamata d’assistenza: un nostro tecnico ti aiuterà da remoto.

Quasi sempre è cambiato qualcosa nell’account email memorizzato nella stampante (password, provider, requisiti di sicurezza del server SMTP) o nella rete. È una configurazione che possiamo sistemare da remoto. Se fosse cambiata la password, occorrerà comunicarla al tecnico che si connetterà, così che possa memorizzarla nella stampante. Contattaci: ripristiniamo insieme il servizio.

Quasi sempre è cambiato qualcosa sul computer (cartella cancellata per errore, spostata, rinominata, oppure un aggiornamento di sistema, del firewall e/o dell’antivirus) o nella rete. Se avete un IT interno vi suggeriamo di coinvolgerlo, in quanto è la persona che sicuramente sa cosa possa essere cambiato e può risolvere celermente il problema. Se non avete un IT e non sapete come o cosa fare, aprite una chiamata di assistenza e riusciremo a risolvere il problema da remoto.

Normalmente questi problemi non sono guasti o malfunzionamenti della macchina, ma problemi dei computer o della rete, che non rientrerebbero nei servizi standard di noleggio. Non è un problema quando sono saltuari, perché per noi ogni cliente è importante e deve sentirsi assistito sempre. Se però i problemi di natura informatica, non legati alla stampante, dovessero essere frequenti e/o di natura strutturale, vi suggeriamo di valutare i nostri servizi di noleggio computer e assistenza IT aziendale con supporto di rete, senza limiti di chiamate e/o tempo.

I driver ufficiali sono sul sito del produttore (per i dispositivi Epson: sezione supporto di epson.it, cercando il modello). Se la macchina è a noleggio con noi, l’installazione e l’aggiornamento dei driver fanno parte del servizio: chiedici assistenza e li configuriamo noi sulle tue postazioni.

Sì. Le multifunzione Epson supportano la stampa da dispositivi mobili in modo nativo (senza app) tramite AirPrint oppure Mopria; è possibile inoltre utilizzare le app Epson Smart Panel o iPrint per avere maggiore controllo sulla stampante. Questa opzione non richiede particolari procedure, ma spesso sono diverse da modello a modello (oltre che da sistema iOS ad Android).

La stampa wireless in ambiente aziendale avviene normalmente con un Wi-Fi di tipo “infrastruttura” e non Wi-Fi Direct. Il Wi-Fi infrastruttura prevede che la stampante ed i ripetitori wireless cui sono connessi i dispositivi mobili possano dialogare tra loro sulla stessa rete. Per sapere se il vostro Wi-Fi aziendale “vede” la stampante chiedete al vostro IT oppure, se non lo avete, durante l’installazione chiedete ai nostri tecnici di verificare se il Wi-Fi attualmente utilizzato può far “vedere” la stampante ai vostri dispositivi mobili.

Il Wi-Fi Direct è sempre attivo sulle stampanti dotate di modulo Wi-Fi (a meno che non ci venga richiesto di disattivarlo) e consente ai dispositivi mobili di trovare la stampante e stampare direttamente. Attenzione: il telefono non può vedere contemporaneamente il Wi-Fi della vostra rete aziendale e quello Direct della stampante. Quindi, se usate il Wi-Fi Direct per stampare, non sarete connessi alla rete aziendale ma a quella della stampante (diretta). Se invece la stampante è presente sulla rete Wi-Fi in modo infrastruttura, potrete stampare tranquillamente come fa il vostro computer.